Bộ chứng từ giao nhận hàng hóa đầy đủ gồm những gì?

Chắc hẳn có rất nhiều bạn còn thắc mắc một bộ chứng từ giao nhận hàng hóa đầy đủ gồm những gì? Vậy thì trong bài viết này Onfac sẽ tổng hợp chi tiết bộ chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hàng hoá. 

Bộ chứng từ giao nhận hàng hóa là gì?

Các chứng từ  giao nhận hàng hoá thương mại không chỉ là văn bản pháp lý. Mà còn là cơ sở quan trọng cho việc thanh toán, khiếu nại và xác nhận quá trình giao nhận, vận tải hàng và thực hiện thủ tục hải quan.

Bộ chứng từ giao nhận hàng hóa giúp xác định các điều khoản và điều kiện giao dịch. Bao gồm số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao nhận và thanh toán. Nhờ vào các chứng từ này, việc xác định trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trở nên rõ ràng hơn từ đó giảm thiểu nguy cơ xảy ra tranh chấp.

Việc sử dụng và quản lý các chứng từ thương mại là một phần quan trọng của hoạt động thương mại quốc tế. Giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong các giao dịch thương mại.

Vậy một bộ chứng từ giao nhận hàng hóa đầy đủ gồm những gì?

Thông thường sẽ tuỳ vào từng mặt hàng cũng như các quy định xuất khẩu đi mỗi nước mà các bộ chứng từ của từng lô hàng sẽ khác nhau. Tuy nhiên sau đây là các loại giấy tờ xuất khẩu phổ biến hiện nay:

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Hợp đồng ngoại thương, hợp đồng mua bán (Sales Contract): Đây là loại hợp đồng thoả thuận giữa bên mua và bên bán. Gồm các nội dung: Thông tin về bên mua và bên bán, thông tin lô hàng, các điều kiện, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán,…

Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Loại chứng từ này do bên xuất khẩu ban hành. Dùng trong mục đích yêu cầu bên mua thanh toán lô hàng theo thỏa thuận của hợp đồng. Chức năng chính của loại chứng từ này là hỗ trợ cho việc thanh toán. Trên hóa đơn hiển thị rõ ràng các thông tin: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng,…. 

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Loại chứng từ mô tả chi tiết lô hàng hoá được đóng gói. Dựa vào chứng từ này mà người đọc sẽ nắm rõ số lượng, trọng lượng kiện hàng trong mỗi lô,…

Vận đơn (Bill of Lading): đây là loại chứng từ xác nhận lô hàng đã được đưa/xếp lên các phương tiện vận tải (như tàu biển hoặc máy bay). So với vận đơn đường biển gốc thì vận đơn còn có chức năng chứng minh quyền sở hữu đối với lô hàng được ghi trên đó. 

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Loại chứng từ mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển cần phải kê khai đầy đủ. Về các thông tin chi tiết của lô hàng hay là phương tiện khi tiến hành xuất, nhập khẩu ra/vào lãnh thổ Việt Nam.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu thường có

Tín dụng thư (L/C): Là thư được phát hành bởi ngân hàng dựa theo yêu cầu của người nhập khẩu. Đây là loại chứng từ cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền trong một khoảng thời gian nhất định.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Hình thức giống như một hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán (hiểu đơn giản là bản nháp hoá đơn tạm thời). Phần nội dung tương đồng với hoá đơn tiêu chuẩn nhưng không dùng để thanh toán.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là loại chứng từ do bên bảo hiểm phát hàng. Có chức năng cam kết bồi thường cho người nhận bảo hiểm.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Có chức năng biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại quốc gia. Loại chứng từ này được các cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu phát hành.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Chức năng của loại chứng từ này là ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ với nhau. Do cơ quan kiểm dịch động/thực vật cấp để xác nhận rằng lô hàng đã được kiểm dịch.

Một số loại chứng từ bắt buộc khác

• Chứng từ chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
• Chứng từ chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
• Chứng từ chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng từ chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
• Phiếu an toàn đối với các mặt hàng hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)

Tham khảo: Các chi phí xuất khẩu hàng hóa mà doanh nghiệp bạn nên biết

Bài viết này là lời giải đáp thắc mắc về bộ chứng từ giao nhận hàng hóa gồm những gì mà Onfac muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng rằng qua những chia sẻ trên sẽ giúp cho bạn đọc cập nhập thêm các thông tin bổ ích. Hỗ trợ cho hoạt động xuất/nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đừng quên theo dõi và cập nhật bài viết mới mỗi ngày tại website Onfac nhé!

ONFAC - Chuyên cung cấp - ATSCADA - ATBOX - TOUCH PC - ATGATEWAY - SMART IO - MÀN HÌNH HMI...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.